Buat kamu fresh graduate atau intern yang sedang sedang rajin-rajinnya mengirim lamaran, respon dari HR pasti jadi sesuatu yang selalu ditunggu. Saat akhirnya kamu mendapat email balasan berupa undangan interview atau penerimaan kerja, pasti happy banget kan?
Ingat, caramu untuk berkomunikasi akan menjadi salah satu poin penilaian untuk melanjutkan ke proses selanjutnya. Jadi, pastikan email balasanmu ditulis dengan baik dan benar.
Untuk menciptakan kesan profesional, terapkan hal-hal berikut:
Apapun jawabanmu, baik bersedia atau menolak, balas email tersebut As Soon As Possible. Jangan tunda terlalu lama!
Selalu ucapkan terima kasih karena sudah menerima balasan.
Jangan bertele-tele dan hindari kalimat panjang yang rumit.
Gunakan struktur email yang baik dan benar, mulai dari salam pembuka, isi dan penutup. Sesuaikan juga bahasa yang digunakan (Bila rekruter menulis dengan Bahasa Indonesia atau Inggris, lebih baik balas menggunakan bahasa yang sama). Setelah ditulis, cek kembali agar tidak ada kesalahan penulisan atau typo.
Baik waktu, tempat dan data-data yang dibutuhkan untuk melanjutkan proses rekrutmen.
Berikut kami akan memberikan tips cara membalas email panggilan interview dari HRD sesuai kebutuhan, beserta contoh jelasnya.
Untuk menyetujui jadwal panggilan interview tersebut, konfirmasikan kembali kehadiranmu dan tanyakan data-data atau berkas yang mungkin akan dibutuhkan.
Kepada Yth. Bapak Arga
HR Department PT. JayaSelamat pagi, Pak Arga.
Terima kasih telah memberikan saya kesempatan interview untuk posisi Content Writer di PT. Jaya.
Saya akan hadir di XX Tower pada pukul 14.00 WIB pada Hari Senin 25 Juli 2022, sesuai waktu yang telah Bapak jadwalkan.
Bila ada dokumen lain yang Bapak butuhkan, mohon informasikan kepada saya agar bisa dipersiapkan sebelumnya.
Hormat saya,
Keira
Bila kamu memutuskan untuk tidak melanjutkan proses lamaran kerja, jangan lalu mengabaikan email undangan interview. Tetap balas dengan sopan, sertakan alasanmu menolak undangan tersebut.
Kepada Yth. Bapak Arga
HR Department PT. XYZSelamat pagi, Pak Arga.
Sebelumnya, terima kasih telah memberikan saya kesempatan interview untuk posisi Content Writer di PT. XYZ.
Namun, dengan berat hati saya harus menolak undangan tersebut, karena saya telah memutuskan untuk menerima tawaran kerja di perusahaan lain untuk posisi yang sama.
Sekali lagi, terima kasih atas waktu dan kesempatan yang Bapak berikan. Saya harap kita dapat bertemu kembali dan bekerja sama di masa yang akan datang.
Hormat saya,
Keira
Kalau kamu berhalangan untuk hadir di waktu yang ditentukan, cobalah me-reschedule atau mengajukan perpindahan jadwal interview dan sesuaikan dengan jadwal mereka.
Kepada Yth. Bapak Arga
HR Department PT. XYZSelamat pagi, Pak Arga.
Terima kasih telah memberikan saya kesempatan interview untuk posisi Content Writer di PT. XYZ.
Sayangnya, saya berhalangan hadir pada Hari Senin, 25 Juli 2022 karena pada tanggal tersebut saya masih berada di luar kota.
Saya sangat berharap Bapak dapat memberikan saya kesempatan untuk menjadwal ulang waktu interview ke Hari Rabu, 27 Juli 2022, atau hari lain setelah tanggal tersebut yang cocok dengan jadwal Anda.
Terima kasih atas pengertian dan pertimbangan Bapak.
Hormat saya,
Keira
Bila kamu sedang kurang beruntung, email dari HRD tidak terbaca, baik karena terlewat atau tidak sengaja masuk ke bagian spam email. Ada pula saat dimana inbox-mu terlalu penuh, sehingga email tersebut terlewatkan tanpa sengaja. Jangan panik dan lalu mengabaikannya, tetap balas dan sampaikan permintaan maaf.
Kepada Yth. Bapak Arga
HR Department PT. XYZSelamat pagi, Pak Arga.
Saya ingin memohon maaf karena baru membalas email undangan interview yang Bapak kirimkan pada tanggal 20 Juli 2022 lalu, karena email tersebut masuk ke dalam bagian spam email.
Besar harapan saya untuk kembali mendapatkan kesempatan serta jadwal interview, karena saya sangat ingin bergabung di PT. XYZ sebagai Content Writer.
Terima kasih atas pengertian dan kesempatan yang Bapak berikan.
Hormat saya,
Keira
Buat kamu yang akhirnya mendapatkan tawaran kerja, selamat ya! Apapun keputusanmu, balas email penerimaan kerja tersebut dengan sopan dan ungkapkan rasa terima kasihmu.
Bila pihak rekruter sudah menginformasikan besaran gaji atau detail benefit yang akan kamu terima, respon informasi tersebut dalam balasanmu. Ungkapkan apakah kamu menerimanya atau membutuhkan negosiasi lebih lanjut.
Kalau kamu memutuskan menerima tawaran dan menyetujui gaji serta benefit yang diberikan, ungkapkan dalam email balasanmu. Konfirmasi juga kapan first day atau hari pertamamu bekerja.
Kepada Yth. Bapak Ali
HR Department PT. 1234Selamat pagi, Pak Ali.
Terima kasih atas keputusan penerimaan saya di PT. 1234 sebagai Digital Marketer.
Saya sangat senang untuk menerima posisi ini, dan siap bekerja mulai tanggal 1 Agustus, sesuai diskusi kita sebelumnya.
Saya juga sudah sepenuhnya mengerti dan menyetujui besaran gaji serta benefit yang tertulis pada surat penawaran kerja Anda. Seperti yang telah disepakati, saya akan menerima gaji pokok sebesar Rp. X.XXX.XXX dan benefit asuransi kesehatan.
Sekali lagi, saya berterima kasih atas kesempatan dan kepercayaan yang Anda berikan, juga sangat antusias untuk segera bergabung di perusahaan Anda.
Hormat saya,
Kalula
Jika kamu memutuskan untuk menolak tawaran, tetap balas email dengan sopan beserta alasanmu untuk tidak bergabung di perusahaan tersebut.
Kepada Yth. Bapak Ali
HR Department PT. 1234Selamat pagi, Pak Ali.
Terima kasih atas tawaran kerja yang Bapak berikan di PT. 1234 sebagai Digital Marketer.
Walaupun ini merupakan keputusan yang sulit, saya memutuskan untuk tidak menerima tawaran tersebut, karena saya telah menerima tawaran di perusahaan lain untuk posisi yang sama.
Proses rekrutmen di PT. 1234 sangat berkesan dan menyenangkan. Sekali lagi, terima kasih atas waktu dan kesempatan yang Bapak berikan selama proses ini berlangsung.
Semoga di lain kesempatan, kita bisa kembali bertemu dan bekerja sama.
Hormat saya,
Kalula
Setelah membaca offering letter dengan seksama, kadang kamu menemukan hal-hal yang belum jelas atau membutuhkan negosiasi ulang. Baik mengenai besaran gaji atau benefit tambahan. Untuk itu, komunikasikan keinginan atau pertanyaanmu dengan sopan.
Kepada Yth. Bapak Ali
HR Department PT. 1234Selamat pagi, Pak Ali.
Terima kasih atas tawaran kerja yang Bapak berikan di PT. 1234 sebagai Digital Marketer.
Saya telah membaca dan memahami surat penawaran kerja yang Bapak kirimkan, namun ada beberapa hal yang ingin saya diskusikan kembali.
Salah satunya adalah perihal besaran gaji. Saya memiliki pengalaman selama XX tahun di bidang yang sama, serta sejumlah pencapaian yang berhasil saya kontribusikan ke perusahaan tempat saya bekerja sebelumnya berupa ___ (sebutkan bila ada).
Dengan demikian, saya berharap untuk mendapatkan gaji pokok sebesar Rp. XX.XXX.XXX. Untuk mencapai kesepakatan akan hal ini, saya bersedia untuk berdiskusi lebih lanjut.
Selain itu, saya juga belum menemukan pembahasan mengenai asuransi kesehatan. Apakah termasuk dalam benefit yang akan saya terima?
Sekali lagi, terima kasih atas waktu dan kepercayaan yang Bapak berikan. Besar harapan saya untuk dapat membicarakan kembali hal-hal yang disebutkan di atas, karena saya sangat antusias untuk bergabung dan memberikan kontribusi positif di perusahaan Anda.
Hormat saya,
Kalula
Selain skill dan pengalaman, caramu untuk berkomunikasi jadi salah satu faktor penting untuk membangun karir impianmu, termasuk responmu atas undangan atau tawaran tertulis. Jadi, pastikan nada email balasanmu mencerminkan sisi terbaik dan profesionalitas dirimu.
Setelah kamu melewati proses berbalas email, Prosple punya beragam tips dan trik untuk melewati tahap-tahap rekrutmen berikutnya. Yuk cek artikel seputar tips interview dari Prosple Indonesia. Mulai dari cara menjawab pertanyaan hingga negosiasi gaji. Read on and good luck!